założyciel firmy Processum, specjalizującej się w poprawie efektywności organizacji. Od kilkunastu lat doradza zarządom jako konsultant. Autor książek „Praktyczne lekcje zarządzania projektami” oraz „Alfabet zarządzania projektami”.

Porządek w firmie

Co jakiś czas firma dojrzewa do zrobienia porządków. Gdy rynek stanie się trochę trudniejszy, albo konkurencja przyciśnie, wówczas nadchodzi moment na lepsze poukładanie firmy wewnątrz. Chcąc nie chcąc zarządy muszą od czasu do czasu stawić czoła nie tylko walce rynkowej, ale wprowadzać szybkie, skuteczne zmiany w firmach, którymi kierują.

W każdej organizacji drzemią pokłady lepszej efektywności, których odkrycie daje szansę na poprawienie wyników. Jednak wiele działań nakierowanych na usprawnienia organizacyjne wiąże się z koniecznością przezwyciężenia wewnętrznego oporu i niechęci wobec zmian. Tymczasem zarządy muszą podejmować decyzje trudne i niepopularne, nierzadko szybkie i… bywa, że dość pochopne.

Najczęściej pierwsze pomysły dotyczą bezceremonialnego cięcia pewnych kategorii kosztów. Np. firmy rezygnują całkowicie z promocji i reklamy, wstrzymują wszelkie wydatki na szkolenia i edukację, zamrażają czasowo jakiekolwiek wyjazdy i delegacje, wyhamowują rekrutację, zapominają na czas jakiś o badaniach i rozwoju.

Niektóre zarządy wytaczają cięższe działa i podejmują jeszcze bardziej radykalne kroki – zwalniają pracowników. Zmniejszenie stanu załogi bardzo widocznie przekłada się na wyniki finansowe nadchodzących miesięcy. Stąd duża pokusa, by rozwiązywać umowy i po prostu odchudzać skład osobowy.

Kolejny rodzaj działania, należący do tradycyjnego arsenału, to wydłużanie terminów płatności. Dostępne badania jednoznacznie potwierdzają ten trend.

Porządek w firmie

Ale to jedynie przykłady działań, które już podejmuje się w wielu polskich przedsiębiorstwach. Owszem, czasem są one nieuniknione, ale mają niestety przykre skutki uboczne. Zwalniając pracowników – dla przykładu – pozbywamy się nierzadko dobrych ludzi, w których wcześniej inwestowaliśmy. Obcinając wydatki na badania i rozwój ustępujemy w przyszłości pola tym konkurentom, którzy dają radę takie prace kontynuować. Itd.

Są jednak działania, które nie niosą ze sobą takich zagrożeń. Mam na myśli przede wszystkim poprawę efektywności, a innymi słowy: optymalizację procesów. To o wiele trudniejsze przedsięwzięcie i nie zawsze przynosi efekty od razu. Ale za to pozwala na zdobycie trwałej przewagi w kolejnych miesiącach i latach.

Mówiąc jak najprostszym językiem, chodzi o dobrą organizację pracy. W wielu firmach dałoby się – przy istniejących zasobach – poprawić efektywność działania, skrócić czasy realizacji pewnych czynności, podnieść jakość produktów, a… paradoksalnie, trudniejszy okres na rynku, to najlepszy moment na tego typu porządki.

Na czym zatem mogłyby polegać wspomniane porządki w organizacji? Spójrzmy na trzy przykłady.

  1. Struktura organizacyjna. W wielu firmach struktura organizacyjna jest odzwierciedleniem licznych historycznych zaszłości. Zmiany rynkowe, ekspansja geograficzna czy choćby powiększanie się firmy – to wszystko czynniki, które powinny zmuszać zarządy lub właścicieli do odpowiedniego modyfikowania struktury. Nie zawsze tak się dzieje. Oczywiście, zawsze łatwiej utworzyć jakieś stanowisko czy dział, a trudniej je potem zlikwidować. Częstym błędem jest więc utrzymywanie na siłę poszczególnych funkcji lub całych komórek organizacyjnych, które kiedyś były potrzebne, ale dziś już nie są konieczne. Warto więc odpowiedzieć sobie na pytanie: „Czy nie czas na przegrupowanie wojsk?”.
  2. Obsadzenie najważniejszych stanowisk. Czasy kryzysowe rządzą się swoimi prawami. Potrzeba szybszych i bardziej stanowczych decyzji, więcej odporności psychicznej, czasem – podjęcia ryzyka. To wszystko cechy, które w okresie wzrostu nie były menedżerom potrzebne. A zatem niewykluczone, że w tym momencie firmy potrzebują na wybranych stanowiskach po prostu innych ludzi. Niekoniecznie musi to oznaczać zwolnienia. Można pomyśleć o rotacjach wewnętrznych albo przesunięciu pewnych obowiązków pomiędzy menedżerami.
  3. Przebieg kluczowych procesów. I wreszcie mój ulubiony punkt – przegląd procesów, które firma realizuje. Czy na pewno nie da się ustawić naszej pracy lepiej, sprawniej? Bez względu na to, czy organizacja jest firmą produkcyjną, czy też usługową – zawsze efektywność przebiegu procesów jest istotnym punktem przewagi konkurencyjnej.

Firmy nie lubią się reorganizować, jeśli nie zachodzi ku temu ewidentna potrzeba. Zmiany zazwyczaj wiążą się przecież z wysiłkiem i niepewnością. Ale grzechem jest nie udoskonalać nic i jedynie zwalniać ludzi, gdy przyciśnie sytuacja rynkowa.

Wzorcem dla każdego przedsiębiorstwa powinny być zespoły Formuły 1, które przez cały sezon, bez ustanku, poszukują coraz lepszych rozwiązań. Potrafią wręcz z tygodnia na tydzień poprawić bolid, aby jeszcze skuteczniej rywalizować z konkurentami. Jeśli trzeba – zmienią sposób pracy, przetestują całkiem nowe części, zatrudnią innych specjalistów. Nie ma w tym sporcie nic skończonego ani ostatecznego. Udoskonalanie jest treścią i sensem codziennej pracy setek ludzi w wyścigach Formuły 1.

Wróćmy teraz na grunt biznesowy. W wielu firmach brakuje tego codziennego udoskonalania i gotowości do zmian. Z jednej strony wszyscy od lat zachwycają się Toyotą (oraz jej słynnym Toyota Production System), ale z drugiej strony mało kto potrafi skutecznie skopiować jej organizacyjne DNA. Filozofia Kaizen (ciągłego doskonalenia) jest już znana i wpajana na całym świecie, ale gorzej z praktycznym jej wdrożeniem w innych firmach.

Teraz jednak nie ma już wyjścia. Posprzątanie podwórka w firmie to dla wielu organizacji szansa na spore oszczędności, a dla innych nawet „być albo nie być”. Nie można tego przegapić.

Jak się zabrać do wspomnianej optymalizacji wewnętrznych procesów w firmie? Na czym polega świadome zarządzanie procesami i jak robią to najlepsi?

O tym już w następnym numerze.


aa